◎撰文/魯版主
上週接觸到一本寓言故事書，名叫《誰搬走了我的乳酪?》。這是一本輕鬆易讀的小品，僅有短短的114頁，但是裡面卻深藏的一個重大的寓意，也就是「變」！透過裡面主人翁的行為告訴我們在現今社會中唯一不變的真理就是「變」！其中最具警示意義的一句話就是「如果你不改變自己，你就會被淘汰！」至於這個道理對部門運作有何意義？以及員工針對目前所處的變局應該如何因應，這便是本文接下來所要談的重點。
想想本人接任中階主管工作已將近一年了！從原本凡事只須聽從命令行事的基層員工，轉換成輔佐主管帶領團隊的中介領導角色，回想當時青澀的走馬上任，真是帶給我莫大的挑戰；我該如何扮演好我的角色，該以何種心態應對，在在的扭轉我對工作的單純想法。慢慢地，我開始轉變！開始思索該如何讓原本的工作單位更好，讓大家工作更加順暢，於是我選擇---「變」、從制度著手。
第一任主管所帶領的行銷部，同仁的工作結構主要是以課程作為分工，每個人身上都擔負幾種課程的行銷任務，再搭配某些部門單位的窗口，例如行銷對學堂的窗口、行銷對PP部門的窗口…等，若有臨時性的任務，再由主管指派負責人。乍看之下部門的運作似乎很順暢，但這淺藏著一個問題；一旦任務太多，而主管又忙不過來或請假時，無人協助指派工作，往往容易造成任務塞車，甚至主管身上的工作量大到難以負荷，每天加班可能都無法消化我們部門的工作。所以就在現任主管授權讓我協助管理行銷部時，我就將我的改革想法跟她討論，同時也獲得同意、進行改變。
而在現任主管的帶領下，行銷部在公司的重要性日增，相對的工作任務也急速增加，剛開始接任中階主管時，主管尊重我是他的副手，因此把需由同仁完成的工作都交由我去分配，剛開始由於心態尚未調整，往往讓任務在我身上塞車，自己十分忙碌，卻仍無法準時完成主管的要求，當時真的讓我十分挫折，也更加能夠體會前任主管的辛勞。直到有一天現任主管點醒我應該轉變自己的角色定位，交代我的工作並非都要我完成不可，而是要靠我來協助管理，這個觀念的提醒讓我徹底了解自己該做什麼；於是我便提出應將行銷部的工作劃分成網路、平面、活動三個主要區塊，每個區塊都有專業負責人，於是，這樣的改變獲得了以下幾點好處：
1.任務不再塞車
主管指派任務時，可直接依照任務的屬性交辦給專業負責人(例如：平面宣傳品交由平面廣告組長負責、網站規劃改版就由網路宣傳組長負責，講座、學員活動則由活動組長負責)，從此不用再擔心工作會在我這裡塞車，加速了工作流程的效率。
2.權責分明、管理更容易
尚未改變前，每個專員都可能會被交付網路、平面、活動等任務，如果任務數不多的話，在掌控工作權責歸屬上將不會發生問題，但如果任務增加，久而久之主管將很容易混淆，造成管理上的灰色地帶(不知道誰正在負責什麼任務)；而改變後的制度，同仁負責的業務區隔更加明朗，更便於主管追蹤及管理，主管只需判斷工作是屬於哪一區塊(網路、平面、活動)，當要查核績效時，直接找該專業負責人即可。
3.專業深化、協助創新
以往由於每個專員都可能會被交付網路、平面、活動等任務，這會造成同仁對自己的業務廣而不精；但若把這三塊領域透過專人經營，除了專人熟悉度增加會加速工作效率之外，因為專人對自己本身的工作職掌有更清楚的定位，在工作落實的過程中，往往可以發現不順暢的流程、或在日積月壘的執行中提出更好的工作方法，不斷讓整個部門的運作更快、更好，形成一個良性循環。
也就因為這三項改革優勢，讓行銷部人數在尚未滿編的情況下，仍能完成比以前多好幾倍的工作，這便是《誰搬走了我的乳酪?》書中所說的「往新的方向移動，就能幫你找到新的乳酪！」當公司對某個部門賦予更重大的任務時，身為該部門的同仁是在原地抱怨工作怎麼又加重了？！還是積極的尋求改變現狀以因應公司需求的辦法！我想，唯有後者才能找到職場上的新乳酪吧！
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