◎撰文/魯版主


上週接觸到一本寓言故事書,名叫《誰搬走了我的乳酪?》。這是一本輕鬆易讀的小品,僅有短短的114頁,但是裡面卻深藏的一個重大的寓意,也就是「變」!透過裡面主人翁的行為告訴我們在現今社會中唯一不變的真理就是「變」!其中最具警示意義的一句話就是「如果你不改變自己,你就會被淘汰!」至於這個道理對部門運作有何意義?以及員工針對目前所處的變局應該如何因應,這便是本文接下來所要談的重點。


想想本人接任中階主管工作已將近一年了!從原本凡事只須聽從命令行事的基層員工,轉換成輔佐主管帶領團隊的中介領導角色,回想當時青澀的走馬上任,真是帶給我莫大的挑戰;我該如何扮演好我的角色,該以何種心態應對,在在的扭轉我對工作的單純想法。慢慢地,我開始轉變!開始思索該如何讓原本的工作單位更好,讓大家工作更加順暢,於是我選擇---「變」、從制度著手。


第一任主管所帶領的行銷部,同仁的工作結構主要是以課程作為分工,每個人身上都擔負幾種課程的行銷任務,再搭配某些部門單位的窗口,例如行銷對學堂的窗口、行銷對PP部門的窗口等,若有臨時性的任務,再由主管指派負責人。乍看之下部門的運作似乎很順暢,但這淺藏著一個問題;一旦任務太多,而主管又忙不過來或請假時,無人協助指派工作,往往容易造成任務塞車,甚至主管身上的工作量大到難以負荷,每天加班可能都無法消化我們部門的工作。所以就在現任主管授權讓我協助管理行銷部時,我就將我的改革想法跟她討論,同時也獲得同意、進行改變。


而在現任主管的帶領下,行銷部在公司的重要性日增,相對的工作任務也急速增加,剛開始接任中階主管時,主管尊重我是他的副手,因此把需由同仁完成的工作都交由我去分配,剛開始由於心態尚未調整,往往讓任務在我身上塞車,自己十分忙碌,卻仍無法準時完成主管的要求,當時真的讓我十分挫折,也更加能夠體會前任主管的辛勞。直到有一天現任主管點醒我應該轉變自己的角色定位,交代我的工作並非都要我完成不可,而是要靠我來協助管理,這個觀念的提醒讓我徹底了解自己該做什麼;於是我便提出應將行銷部的工作劃分成網路、平面、活動三個主要區塊,每個區塊都有專業負責人,於是,這樣的改變獲得了以下幾點好處:


  1.任務不再塞車


主管指派任務時,可直接依照任務的屬性交辦給專業負責人(例如:平面宣傳品交由平面廣告組長負責、網站規劃改版就由網路宣傳組長負責,講座、學員活動則由活動組長負責),從此不用再擔心工作會在我這裡塞車,加速了工作流程的效率。


  2.權責分明、管理更容易


尚未改變前,每個專員都可能會被交付網路、平面、活動等任務,如果任務數不多的話,在掌控工作權責歸屬上將不會發生問題,但如果任務增加,久而久之主管將很容易混淆,造成管理上的灰色地帶(不知道誰正在負責什麼任務);而改變後的制度,同仁負責的業務區隔更加明朗,更便於主管追蹤及管理,主管只需判斷工作是屬於哪一區塊(網路、平面、活動),當要查核績效時,直接找該專業負責人即可。


  3.專業深化、協助創新


以往由於每個專員都可能會被交付網路、平面、活動等任務,這會造成同仁對自己的業務廣而不精;但若把這三塊領域透過專人經營,除了專人熟悉度增加會加速工作效率之外,因為專人對自己本身的工作職掌有更清楚的定位,在工作落實的過程中,往往可以發現不順暢的流程、或在日積月壘的執行中提出更好的工作方法,不斷讓整個部門的運作更快、更好,形成一個良性循環。


也就因為這三項改革優勢,讓行銷部人數在尚未滿編的情況下,仍能完成比以前多好幾倍的工作,這便是《誰搬走了我的乳酪?》書中所說的「往新的方向移動,就能幫你找到新的乳酪!」當公司對某個部門賦予更重大的任務時,身為該部門的同仁是在原地抱怨工作怎麼又加重了?!還是積極的尋求改變現狀以因應公司需求的辦法!我想,唯有後者才能找到職場上的新乳酪吧!

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  • 小葉子
  • 真的很棒!現在處在角色適應中的我,看完這文章讓我忍不住也想親自一探書中真理,有機會會去找來肯食一番^_^
    [版主回覆06/21/2010 17:53:22]<p>加油啦!那表示你現在正在成長以及提升...努力一定會有收穫的!</p>
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